Στη νέα ψηφιακή εποχή εισέρχεται όλο και πιο δυναμικά το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας το οποίο δημιούργησε μια ηλεκτρονική πλατφόρμα μέσω της οποίας η διακίνηση και διαχείριση των εγγράφων γίνεται ψηφιακά και πιο πολύ γρήγορα σε σχέση με τη μέχρι τώρα έντυπη παραδοσιακή μορφή που συνιστούσε και απώλεια χρόνου.
Αν μάλιστα σκεφθεί κανείς, πόσες αποστολές κάνουν μεταξύ τους οι Μονάδες του ιδρύματος, όπως και κάθε άλλης υπηρεσίας, είναι αρκετό για να αναλογιστεί το όφελος τόσο από την πιο έγκαιρη προώθηση των διαδικασιών και επίλυσης των θεμάτων όσο και από την εξοικονόμηση χαρτιού.
Άλλωστε δεν είναι υπερβολή να ειπωθεί πως για να σταλεί ένα έγγραφο από τη γραμματεία μιας Σχολής σε μια κεντρική υπηρεσία του Ιδρύματος που δεν απείχαν πάνω από 100 μέτρα, μπορούσε να περάσει ακόμη και μέρα, λόγω της γραφειοκρατικής διαδικασίας που συνίσταται.
Με την ηλεκτρονική πλατφόρμα, όμως αυτός ο χρόνος εκμηδενίζεται και παράλληλα διατηρείται το έγκυρο και ασφαλές της όλης διαδικασίας.
Πλέον όλες οι Μονάδες του Πανεπιστημίου, όπως υπηρεσίες, γραμματείες σχολών, συλλογικά όργανα, μπορούν να κάνουν χρήση της ψηφιακής πλατφόρμας.
Η σημερινή πρυτανική αρχή προώθησε αμέσως το ζήτημα αναγνωρίζοντας πως στην εποχή της ψηφιακής επικοινωνίας και η διοίκηση θα πρέπει να αξιοποιήσει τα πλεονεκτήματα της νέας τεχνολογίας.
Η δημιουργία της ψηφιακής πλατφόρμας που συνδέει τη συνεχή ροή εργασιών με τη διαχείριση των εγγράφων και το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, στοχεύει στη γρηγορότερη διακίνηση, διαχείριση, αποθήκευση και ανάκληση των εγγράφων η οποία θα γίνεται με ηλεκτρονικό τρόπο. Ουσιαστικά πρόκειται για ένα εγχείρημα που στρέφεται στο μεγάλο περιορισμό του έντυπου υλικού.
Είναι μια καινοτόμα πρωτοβουλία που υλοποιήθηκε μέσα από το επιχειρησιακό πρόγραμμα Ψηφιακής Σύγκλισης και η υπηρεσία που το σχεδίασε ήταν η διεύθυνση μηχανοργάνωσης. Βέβαια η προσπάθεια είναι συλλογική όλων των μονάδων του Ιδρύματος, καθώς για να υλοποιηθεί ο σχεδιασμός κατέθεσαν την άποψή τους και τον τρόπο δουλειάς τους πάνω από 60 εργαζόμενοι του Ιδρύματος από διάφορες Μονάδες που στη συνέχεια εκπαιδεύτηκαν.
Η σημερινή πρυτανική αρχή ενθάρρυνε αμέσως την προώθησης της εφαρμογής της ψηφιακής πλατφόρμας η οποία ως πρωτοβουλία είχε ξεκινήσει από τους πρώην αντιπρυτάνεις κ.κ. Μποντόζογλου και Ζουμπουλάκη.
Μέχρι και σήμερα μια μονάδα του Πανεπιστημίου, για παράδειγμα η γραμματεία μιας Σχολής, για να στείλει ένας έγγραφο στην κεντρική υπηρεσία του Ιδρύματος, π.χ. τη διεύθυνση ακαδημαϊκών θεμάτων, θα έπρεπε να περάσει μια ολόκληρη γραφειοκρατική διαδικασία, μέσα από το χαρακτηρισμό του εγγράφου, την καταχώρησή του στο πρωτόκολλο και άλλα στάδια που να μεσολαβούσε και το ταχυδρομείο χρειαζόταν και μερικές ημέρες για να φτάσει στον προορισμό του. Τώρα όλη αυτή η διαδικασία μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας είτε περιορίζεται στο ελάχιστο είτε και εκμηδενίζεται.
Οι μονάδες εισέρχονται στην ψηφιακή πλατφόρμα και εκτελούν μέσω αυτής της διακίνηση και διαχείριση των εγγράφων τους, κρατώντας βέβαια τα πρωτότυπα. Παράλληλα το πρόγραμμα διαθέτει και ψηφιακές υπογραφές.