Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στον Δήμο Σκιάθου

Mέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας θα διαχειρίζεται τα έγγραφά του ο Δήμος Σκιάθου μετά την προμήθεια ολοκληρωμένης πλατφόρμας για τον σκοπό αυτό. Η πλατφόρμα ηλεκτρονικής διαχείρισης είναι διαδικτυακή εφαρμογή, που περιλαμβάνει υποσυστήματα διαχείρισης χρηστών, ηλεκτρονικών εγγραφών-ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, χρεώσεων εσωτερικής αλληλογραφίας και αιτημάτων προς πρωτοκόλληση. Μέσω της πλατφόρμας, που διαθέτει ηλεκτρονική εφαρμογή, ο πολίτης μπορεί να μεταφέρει στις υπηρεσίες του Δήμου, αμέσως και στοχευμένα στο ανάλογο τμήμα, το αίτημά του, τυχόν προβλήματα ή καταγγελίες. Μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής καταγράφονται τα αιτήματα των πολιτών. Στη συνέχεια αυτά θα διαχειρίζονται με απλό τρόπο από το προσωπικό του Δήμου. Το σύστημα αποτελείται από περιβάλλον εργασίας, από όπου οι χρήστες αλληλεπιδρούν με την Υπηρεσία, μηχανισμό της αυτόματης ειδοποίησης των χρηστών και του δημότη, καθώς και υποσύστημα ηλεκτρονικής υποβολής αιτήματος από τον δημότη.

Η πλατφόρμα παρέχει επίσης υπηρεσία εκπαίδευσης, καθώς προβλέπεται κατάρτιση των υπαλλήλων στην εφαρμογή, προκειμένου να κατανοήσουν τις λειτουργίες του προτεινόμενου συστήματος και να αποκτήσουν πρακτική εμπειρία, ανάλογα με τον επιχειρησιακό τους ρόλο. Η εκπαίδευση θα πραγματοποιηθεί κατά τη διάρκεια της πιλοτικής λειτουργίας της εφαρμογής, έτσι ώστε διαχειριστές και χρήστες να έχουν τη δυνατότητα της πρακτικής άσκησής της σε πραγματικές συνθήκες, προκειμένου να μπορέσει να εφαρμοστεί η τεχνική της παροχής υπηρεσιών εκπαίδευσης εν ώρα εργασίας. Η ολοκληρωμένη πλατφόρμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα παραδοθεί και θα εγκατασταθεί στις υπηρεσίες του Δήμου πριν τις 30 Απριλίου.